資訊委外與專案管理

看過「世界是平的」這本書的讀者應該對於書中所描述，印度以低成本高效率所獨霸的資訊委外市場印象深刻，過去十年藉由INTERNET推波助瀾資訊委外市場已相當蓬勃熱絡，尤其大型公司更是有將近三分之一的資訊專案皆仰賴委外處理，隨著資訊科技的快速發展與組織再造，資訊部門作業時常面臨沉重的壓力，除了必須維持現有系統運作與維護，同時必須開發新系統來符合使用者需求，另一方面又面臨電腦系統間整合與相容的問題等；資訊部門時常碰到的問題就是專業人力不足，耗費大量時間尋找問題的根源，無法即時解決，人員專業知識是否充足，流動性大也是現行企業資訊部門普遍的困擾。因此，企業資訊服務委外的方式，逐漸成為一種營運的新趨勢。

我們處在全球化、高知識密集化的環境，目前企業主急須面對的課題是，資訊產業的產品與服務，技術週期短、變化性大，以致造成企業在各式專案上面臨更多的挑戰。已經有許多企業轉換組織為專案管理辦公室的型態來解決，透過有效專案管理的手法，將企業營運流程進行分工與細分，並且權衡是否自製或外包委外，案件之所以選擇委外處理，主要原因大部分是因為許多公司主要人力皆投入於核心價值之技術開發，而許多小專案、小程式或網站修改等短暫但急迫性之「非核心業務」因公司人力資源調配無法配合，故採用委外處理。專案委外或外包已經是企業降低成本，專注核心競爭力的最佳策略。但是，專案委外的採購作業時常不如預期，品質不佳與時程延遲，經常是企業專案委外採購時的最大隱憂。

專業並具效率的專案管理在資訊委外市場扮演著關鍵成功因素，筆者從事大型資訊專案委外的銷售工作，常接觸高度挑戰的專案項目，深知做好專案管理是一件極具艱鉅及重要的工作，而專案經理更是負起成敗大責。根據Gartner Group調查指出，全球IT專案失敗率高達80%，成功的專案也有50%預算超支或延遲結案時間，其主要原因來自於專案經理的領導管理能力，深具專業素養與經驗豐富的專案經理，可以控制專案的脈動，使得專案得以順利結案。另外從行銷角度來看，如果善用專案管理的觀念導入行銷活動中，讓整個銷售流程更結構化，掌握銷售的生命週期與各項資源，也能夠提升各部門之專案綜效，使得專案在發展初期與買方建立良好的溝通平台，達成雙贏的局面。

PMP的專案管理知識體系，提供團隊成員間共同的語言，特別是專案銷售的準備工作是非常繁雜與耗時的，如計畫書撰寫、供應商評估與選擇、詢比議價與談判、合約訂定等，皆須做好事前的評估與準備，以利於後續專案的執行與結案，如果可以在第一時間就做正確的事(Do right thing)，也就是事前就做好結案的準備工作及相關的作業程序，幾乎可以確保專案成功一半。